Deadline stress, mij niet gezien!
Het is weer zo ver, het einde van de maand en verschillende deadlines komen samen. Deadlines die stuk voor stuk vragen om mijn aandacht. Concreet betekent dit dat ik twee grote magazines, vier blogs en twee klantcases moet afronden voor eind volgende week. En waarom zo’n hard tijdstip; omdat ik daarna op vakantie mag!
Met zo’n overvolle deadlineagenda zie ik de nodige collega’s in de stress schieten. Iets wat ik niet nodig vind. Het is veel meer hoe je omgaat met de deadlines en alles wat erbij komt kijken. Zo houd ik er altijd rekening mee dat er nog artikelen, correcties en input ná de deadline komen. Schijnbaar is het niet voor iedereen mogelijk om op tijd te reageren en hun input aan te leveren. Moet je hier dan boos om worden?
Opvoeden dan maar!
Boos worden heeft eigenlijk geen zin, aangezien het toch regelmatig opnieuw gebeurt. Sterker nog, ik weet negen van de tien keer vooraf al wie de deadline niet gaat halen. Een voorbeeld: bij een magazine dat ik maak, is dat altijd een vaste schrijver die vanuit zijn eigen bedrijf artikelen aanlevert. Speciaal voor hem zet ik de deadline altijd een week eerder, zodat er genoeg ruimte is voor de echte deadline. Ook bel ik hem altijd een paar dagen voordat zijn deadline afloopt.
Zo voed je de betrokkenen bij je blad langzaamaan op. En het helpt, uiteindelijk heb ik op tijd de artikelen binnen. En nog mooier daarbij, de schrijver ervaart goede service en is blij dat zijn artikel toch mee kan. Een win-winsituatie dus.
Stress, nergens voor nodig
Het begint allemaal met een goede planning maken en je daaraan houden. Ik houd er al rekening mee dat verschillende personen de deadline niet gaan halen. Verder ruim ik in mijn agenda kort voor de deadline extra tijd in om eventueel meerwerk te doen. Gewoon voor het geval dat…
Een ander belangrijk punt is duidelijkheid verschaffen. Zo verzorg ik ook de redactie van een magazine dat voor een groot gedeelte draait op vrijwilligers. Nu is de ervaring met vrijwilligers dat ze zich nog net even wat minder aan deadlines houden dan mensen in een zakelijke omgeving. Natuurlijk houd ik hier dan weer rekening mee bij de planning. Maar als iets echt te laat is, zeg ik dat ook eerlijk. Zo kreeg ik een dag voor de drukgang nog een artikel van 1500 woorden toegestuurd, met de vraag om het als samenvatting mee te nemen… Mijn duidelijke en eerlijke antwoord was: “Helaas we zitten helemaal vol, maar ik neem het graag mee in de volgende editie.” Het antwoord werd goed opgepikt inclusief een bedankje.
Denk in stappen, niet in tijd
Deadlines geven me geen echte stress, wel weet ik dat het een drukke periode is. Een periode waarin je mede afhankelijk bent van veel andere mensen en partijen. Bijvoorbeeld voor het aanleveren van artikelen of het goedkeuren van kopij. Daarom denk ik niet in tijd, maar in actiepunten. Het belangrijkste doel hierbij: mezelf niet gek maken als dat niet nodig is.
Zo, voor nu heb ik de deadline voor deze blog weer gehaald. Nog twee magazines, drie blogs en twee klantcases te gaan, voordat het vakantie is!